Hoe draag je websitebeheer over als de beheerder vertrekt?

Als een beheerder vertrekt, zijn inloggegevens alleen niet genoeg om het websitebeheer over te dragen. Je weet misschien wie toegang heeft tot het CMS of de hosting, maar dat zegt nog niet wie verantwoordelijk is, wat die persoon precies kan doen, waar belangrijke informatie staat of hoe je de website herstelt als er iets misgaat. Een overzicht van wachtwoorden en accounts is een goed begin.

De oplossing is een compacte hand-over kaart die voor elk onderdeel van je websitebeheer vijf vaste vragen beantwoordt. Zo'n kaart laat zien wie wat doet, waar informatie te vinden is en of herstel echt mogelijk is. Belangrijk is dat de kaart zelf geen wachtwoorden of herstelcodes bevat. Die bewaar je op een veilige plek waar de juiste persoon bij kan, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager of een afgesloten map.

Eerst leg je de vijf vaste vragen vast; daarna pas je ze toe op elk onderdeel van je websitebeheer.

De vijf vragen die elke beheerder moet beantwoorden

Gebruik voor elk onderdeel van je websitebeheer dezelfde vijf vragen. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en dat de opvolger precies kan vinden wat nodig is.

Verantwoordelijkheid
Wie is verantwoordelijk voor dit onderdeel? Noteer niet alleen een functie, maar een naam of organisatie die de beslissingen neemt of het beheer uitvoert.

Rechten en toegang
Wat kan de opvolger doen met dit onderdeel? Leg vast welke toegang er is, wat die toegang wel en niet toestaat en of er beperkingen zijn.

Taken
Welke werkzaamheden horen bij dit onderdeel? Denk aan terugkerende taken zoals updates, controles of onderhoud, maar ook aan eenmalige acties zoals verhuizingen of herstel.

Informatielocatie
Waar staat de informatie die de opvolger nodig heeft? Noteer de plek waar documentatie, handleidingen, contactgegevens of verwijzingen naar veilige opslag te vinden zijn.

Herstelstatus
Wat is bekend over het herstellen van dit onderdeel? Leg vast of er een back-up is, waar die staat en of herstel daadwerkelijk is getest.

Deze vijf vragen pas je toe op vier onderdelen: je domeinnaam, hosting, CMS en hersteltoegang. Elk onderdeel heeft zijn eigen antwoorden, maar de structuur blijft steeds hetzelfde.

Bij het domein, oftewel je webadres, leg je vast wie eigenaar is en wie wijzigingen mag uitvoeren. Het domein is het adres waar bezoekers je website vinden, maar het bepaalt ook waar de website naartoe wijst. Wie het domein beheert, kan dus invloed hebben op waar je website draait.

Verantwoordelijkheid
Wie is de officiële eigenaar van het domein? Dit is vaak een persoon of organisatie die het domein heeft geregistreerd bij een registrar. Daarnaast noteer je wie de dagelijkse beheerder is, bijvoorbeeld degene die DNS-wijzigingen doorvoert of het domein verlengt.

Rechten en toegang
Wie heeft toegang tot het domeinbeheer? Dit is meestal een account bij de registrar, niet dezelfde toegang als voor je hosting of CMS. Zorg dat de opvolger weet waar het domein geregistreerd staat en hoe hij of zij kan inloggen.

Taken
Wat moet er gebeuren rond het domein? Denk aan het verlengen van de registratie, het doorvoeren van DNS-wijzigingen of het aanpassen van contactgegevens. Noteer ook wie verantwoordelijk is voor deze taken en waar relevante informatie te vinden is.

Informatielocatie
Waar staat de informatie over het domein? Dit kan een account bij de registrar zijn, maar ook een document met DNS-instellingen of contactgegevens van de domeineigenaar. Bewaar deze informatie op een plek waar de opvolger bij kan, maar stop geen wachtwoorden in de kaart zelf.

Herstelstatus
Hoe kan de domeintoegang worden hersteld als dat nodig is? Leg vast of er een herstelprocedure is voor het registraraccount en wat die procedure inhoudt. Noteer ook eventuele beperkingen, zoals een wachtperiode of afhankelijkheid van een specifiek e-mailadres.

Als je domein veilig wilt overdragen, is het belangrijk om te weten hoe je ongeautoriseerde wijzigingen voorkomt. Meer hierover lees je in het artikel over domeinbeveiliging en veilige domeinoverdracht.

Het domein bepaalt waar je website naartoe wijst; de hostingomgeving bepaalt waar die website draait.

De vijf velden toepassen op je hosting

Hosting is de omgeving waar je website draait en vraagt daarom om een eigen verantwoordelijke en eigen toegangsgegevens. Terwijl het domein bepaalt waar je website te vinden is, zorgt de hosting ervoor dat de website daadwerkelijk werkt en bereikbaar is.

Verantwoordelijkheid
Wie is verantwoordelijk voor de hostingomgeving? Dit kan de eigenaar van het hostingaccount zijn, maar ook degene die de technische instellingen beheert. Noteer wie beslissingen neemt over de hosting en wie de dagelijkse taken uitvoert.

Rechten en toegang
Wie heeft toegang tot de hostingomgeving? Dit kan een controlepaneel zijn, zoals cPanel of Plesk, of directe toegang tot de server. Zorg dat de opvolger weet hoe hij of zij kan inloggen en wat die toegang wel en niet toestaat.

Taken
Wat moet er gebeuren in de hostingomgeving? Denk aan het monitoren van de beschikbaarheid, het controleren van de serverruimte of het aanpassen van technische instellingen. Noteer ook wie verantwoordelijk is voor deze taken en waar relevante informatie te vinden is.

Informatielocatie
Waar staat de informatie over de hosting? Dit kan een document zijn met serverinstellingen, een handleiding voor het controlepaneel of een overzicht van contactgegevens. Bewaar deze informatie op een veilige plek waar de opvolger bij kan.

Herstelstatus
Hoe kan de hostingtoegang worden hersteld? Leg vast of er een herstelprocedure is voor het hostingaccount en wat die procedure inhoudt. Noteer ook of er back-ups zijn van de hostingomgeving en hoe die kunnen worden teruggezet.

Naast de omgeving waarin de website draait, moet je ook vastleggen wie de inhoud en technische instellingen in het CMS beheert.

De vijf velden toepassen op je CMS

Het CMS, het systeem waar je content beheert, vraagt om duidelijke afspraken over rollen, taken en hersteltoegang. Een CMS-login geeft toegang tot de inhoud, maar zegt nog niet wie verantwoordelijk is voor technische instellingen of updates.

Verantwoordelijkheid
Wie is verantwoordelijk voor het CMS? Dit kan de eigenaar van het CMS-account zijn, maar ook degene die gebruikersrollen beheert of technische instellingen aanpast. Noteer wie beslissingen neemt over het CMS en wie de dagelijkse taken uitvoert.

Rechten en toegang
Wat kan de opvolger doen in het CMS? Leg vast welke rol de opvolger heeft en wat die rol wel en niet toestaat. Bijvoorbeeld: wat is de precieze reikwijdte van de toegewezen rol - en hoeft de opvolger plugin-updates of serverinstellingen te beheren? Houd er rekening mee dat rolbenamingen per CMS kunnen verschillen.

Taken
Wat moet er gebeuren in het CMS? Denk aan het publiceren van nieuwe content, het updaten van plugins of het aanpassen van thema's. Contentbeheer en technisch onderhoud hebben in de praktijk vaak verschillende rollen en verantwoordelijkheden.

Informatielocatie
Waar staat de informatie over het CMS? Dit kan een handleiding zijn, een overzicht van gebruikersrollen of een document met technische instellingen. Bewaar deze informatie op een plek waar de opvolger bij kan.

Herstelstatus
Hoe kan de CMS-toegang worden hersteld? Leg vast of er een herstelprocedure is voor het CMS-account en wat die procedure inhoudt. Noteer ook of er back-ups zijn van de CMS-inhoud en hoe die kunnen worden teruggezet.

Wil je meer weten over het onderscheid tussen contentbeheer en technisch onderhoud? Lees dan het artikel over wat het verschil is tussen contentbeheer en technisch onderhoud.

Een juiste CMS-rol maakt beheer mogelijk, maar zegt nog niet of je de website ook werkelijk kunt herstellen.

Het verschil tussen een back-up en een werkend herstel

Een opgeslagen back-up bewijst nog niet dat je website na een probleem kan worden hersteld. Het is belangrijk om te weten of herstel niet alleen mogelijk is, maar ook getest.

De herstelstatus in je hand-over kaart moet niet alleen aangeven of er een back-up is, maar ook of herstel daadwerkelijk is getest. Noteer waar de back-up staat, wat er is getest en of er beperkingen zijn. Een login of een opgeslagen bestand is geen bewijs dat de website weer werkt; daarvoor moet je het herstel daadwerkelijk uitvoeren of laten uitvoeren.

Bewaar herstelcodes en andere gevoelige informatie apart van de kaart, op een plek waar alleen bevoegden bij kunnen.

Als je website gehackt is, zijn er directe stappen die je kunt nemen. Meer hierover lees je in het artikel over wat te doen na een gehackte website.

Je hand-over document op volledigheid checken

Sluit af met een korte controle: zijn de vijf velden voor alle onderdelen vastgelegd en bruikbaar voor de opvolger? Gebruik de onderstaande checklist om te zien of je niets hebt overgeslagen.

Een hand-over document is pas bruikbaar als het actueel is, vindbaar voor de opvolger en aan een naam gekoppeld. Zo weet iedereen waar de informatie staat en wie verantwoordelijk is.